Appendice C - REGOLAMENTO DELL’ORGANISMO DI VIGILANZA

Articolo 1

Premessa

1.1 Il presente Regolamento è adottato ai sensi e per gli effetti di cui al D.Lgs 8 giugno 2001 n. 231, recante “Disciplina delle responsabilità amministrative delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni, anche prive di personalità giuridica” e disciplina la costituzione e le principali funzioni dell’Organismo di Vigilanza, in modo che sia posto nelle condizioni di adempiere ai compiti di cui la legge lo investe.

Articolo 2

Costituzione dell’Organismo di Vigilanza
2.1. L’Organismo di Vigilanza della Biblioteca è nominato dal Consiglio di Amministrazione attraverso un provvedimento con cui sono definiti anche i poteri necessari per poter esercitare i compiti previsti dal D.Lgs 231/2001.

2.2. L’Organismo di Vigilanza ha composizione collegiale e, in particolare, è composto da due membri esterni ed uno interno alla Biblioteca.

2.3. I componenti dell’Organismo di Vigilanza sono scelti tra individui dotati dei requisiti legislativamente previsti di autonomia, indipendenza e professionalità.
Per garantire l’effettiva sussistenza dei requisiti descritti, devono essere scelti soggetti dotati di onorabilità, assenza di conflitti di interessi nonché dotati dell’esperienza professionale adeguata relativamente ad attività di ispezione e consulenza.

Articolo 3

Poteri e compiti dell’Organismo di Vigilanza
3.1. L’Organismo di Vigilanza si impegna ad operare con la continuità di azione richiesta per garantire l’efficace e costante attuazione del Modello di organizzazione, gestione e controllo adottato.

3.2. L’Organismo di Vigilanza svolge i seguenti compiti:
i. Vigilanza sull’applicazione del Modello, da effettuare mediante verifiche sui singoli atti dei processi a rischio, mediante riesame delle situazioni analizzate ed anche accertamento della conoscenza del Modello da parte del personale;
j. Verifica della attitudine del Modello alla prevenzione dei reati di cui al D.Lgs 231/2001, attraverso la mappatura delle aree a rischio;

  • k. Raccolta, elaborazione e conservazione delle informazioni acquisite e ricevute relativamente all’applicazione del Modello;
  • l. Accertamento, tramite indagini mirate, di violazioni delle prescrizioni del Modello su segnalazione di dirigenti, dipendenti, collaboratori ed anche terzi estranei;
  • m. Consulenza ai destinatari del Modello in relazione alla interpretazione del Modello e provvedimenti collegati, anche relativamente alla effettuazione di singoli atti. Le richieste relative ed i conseguenti chiarimenti vanno effettuati per iscritto;
  • n. Azioni di formazione del personale in ordine alla conoscenza ed applicazione del Modello;
  • o. Relazione al Presidente in ordine a ciascun evento significativo attinente l’efficacia e l’osservanza del Modello;
  • p. Relazione annuale al Consiglio di Amministrazione sull’attività svolta, corredata da eventuali proposte di aggiornamento, integrazione e modifica del Modello.

3.3. L’Organismo di Vigilanza è dotato di tutti i poteri necessari per assicurare una puntuale ed efficace vigilanza sul funzionamento e osservanza del Modello, secondo quanto stabilito dall’art 6 D.Lgs 231/2001, e, in particolare, può, anche attraverso i singoli componenti:

  • d) Accedere liberamente a qualunque atto di qualsiasi procedimento della Biblioteca, senza necessità di alcun consenso preventivo;
  • e) Procedere all’accertamento della regolarità dell’andamento di ogni Ufficio e Servizio;
  • f) Promuovere verifiche tecniche per la valutazione, gestione e controllo del rischio (art. 30 D.lgs 81/2008).

3.4. Si specifica, inoltre, che le attività poste in essere dall’Organismo di Vigilanza non possono essere sindacate da alcun altro organismo o struttura della Biblioteca, fermo restando che il Consiglio di Amministrazione vigila sull’adeguatezza del suo intervento, poiché ad esso compete la responsabilità ultima sul funzionamento e l’efficacia del Modello.

3.5. L’Organismo di Vigilanza propone alla Biblioteca l’approvazione di una dotazione adeguata di risorse finanziarie, per rispondere ad ogni esigenza necessaria al corretto svolgimento dei suoi compiti.

Articolo 4

Funzionamento interno dell’Organismo di Vigilanza
4.1. L’Organismo di Vigilanza nomina il suo Presidente durante la prima riunione.

4.2. L’Organismo di Vigilanza si riunisce su iniziativa del proprio Presidente o a seguito di richiesta scritta di un membro dell’Organismo di Vigilanza stesso o del Consiglio di Amministrazione o del Collegio dei Revisori.

4.3. La convocazione è notificata a tutti i membri a mezzo di raccomandata A/R, fax o e-mail con un adeguato preavviso. L’avviso di convocazione dovrà contenere l’indicazione di luogo, data, ora nonché l’indicazione delle materie da trattare.

4.4. Le deliberazioni dell’Organismo di Vigilanza sono validamente assunte con il voto favorevole della maggioranza assoluta dei membri presenti.

4.5. Le materie e gli argomenti discussi, il testo delle deliberazioni messe a votazione e l’esito delle votazioni devono risultare da un verbale redatto da uno dei membri e firmato dal Presidente, per consentire la tracciabilità e la trasparenza di ogni attività effettuata dall’Organismo nell’espletamento dei suoi compiti.

4.6. I membri sono tenuti ad informare il Presidente di ogni violazione o indizio di violazione delle prescrizioni contenute nel Modello, di cui siano venuti a conoscenza direttamente o su segnalazione di altri soggetti.

4.7. L’Organismo di Vigilanza e gli altri organi e dipendenti della Biblioteca sono tenuti a collaborare attivamente per l’adeguata attuazione del Modello.

4.8. E’ rimessa alla discrezionalità dell’Organismo di Vigilanza la scelta di agire in seguito ad una segnalazione. Si garantisce in ogni caso la riservatezza di chi segnala le violazioni.

Articolo 5

Obblighi di informazione all’Organismo di Vigilanza
5.1. Gli obblighi di informazione all’Organismo di Vigilanza sono un ulteriore strumento per agevolare l’efficace attività di vigilanza sull’attuazione del Modello e sono rivolti agli organi della Biblioteca a rischio di reato e riguardano, in particolare, l’attività di monitoraggio svolta dagli stessi e le eventuali anomalie o atipicità riscontrate.

5.2. L’Organismo di Vigilanza deve altresì ricevere copia della reportistica periodica in tema di salute e sicurezza sul lavoro.

Articolo 6

Responsabilità penale dell’Organismo di Vigilanza
6.1. Può insorgere una responsabilità penale dei membri dell’Organismo di Vigilanza nel caso di illeciti commessi in conseguenza del mancato esercizio del potere di vigilanza sull’attuazione e sul funzionamento del Modello, fermo restando che all’Organismo di Vigilanza non è richiesto l’impedimento del reato.

Articolo 7

Decadenza e revoca dell’Organismo di Vigilanza
7.1. L'Organismo di Vigilanza resta in carica fino alla scadenza del mandato dell’Organo che lo ha nominato, salvo revoca motivata.

7.2. I membri dell’Organismo possono essere confermati dopo la scadenza.